Senior Admin – Centre commercial
À propos de l’opportunité
Grey Search Africa recrute un Senior Admin pour la société gestionnaire d’un centre commercial basé à Abidjan.
Le poste joue un rôle central dans le fonctionnement administratif du site. Il couvre notamment la gestion des baux, le suivi des locataires, les achats, les contrats fournisseurs et l’appui aux différentes équipes opérationnelles.
Informations clés
- Secteur : Centre commercial
- Localisation : Abidjan, Côte d’Ivoire
- Rattachement : Administration Team Leader
Mission du poste – Senior Admin
Votre mission consiste à assurer la gestion administrative quotidienne du centre et à garantir la fiabilité des dossiers liés aux locataires, aux fournisseurs et aux contrats.
À ce titre, vous assurez le suivi des baux commerciaux et des échéances contractuelles. En parallèle, vous accompagnez les équipes dans leurs démarches administratives et contribuez au suivi des achats et des budgets.
Vous constituez également une interface importante entre la direction du centre, les locataires et les partenaires externes.
Responsabilités clés – Senior Admin
Administration courante
- Gérer le courrier, le classement, l’archivage et les comptes rendus.
- Tenir à jour les registres et tableaux de suivi.
- Maintenir les bases de données administratives.
- Appuyer les équipes commerciales, techniques, sécurité et marketing.
- Gérer les fournitures et la logistique administrative du site.
Gestion des baux et relation locataires
- Préparer et mettre à jour les dossiers de bail.
- Suivre les contrats, avenants, annexes et états des lieux.
- Enregistrer les entrées et sorties de locataires.
- Contrôler les échéances de révision, renouvellement ou résiliation.
- Suivre les demandes des locataires et leur traitement.
- Préparer les dossiers de précontentieux en coordination avec les équipes concernées.
Achats et contrats fournisseurs
- Identifier et consulter les fournisseurs.
- Demander et comparer les cotations.
- Participer aux négociations sur les prix, délais et conditions.
- Préparer les contrats fournisseurs avec l’appui juridique.
- Suivre leur exécution et les règlements avec la comptabilité.
Suivi budgétaire et appui financier
- Contribuer au suivi des budgets de fonctionnement.
- Suivre les charges locatives.
- Rassembler les justificatifs nécessaires à la comptabilité.
- Participer aux régularisations et audits de charges.
- Suivre les contrats d’entretien et certains dossiers de sinistres.
Indicateurs de performance
La performance du poste sera notamment appréciée à travers :
- la complétude et la mise à jour des dossiers de bail ;
- le respect des échéances contractuelles ;
- la rapidité de traitement des demandes locataires ;
- le respect du budget achats ;
- les délais de traitement administratif ;
- le respect des procédures internes et la satisfaction des parties prenantes.
Profil recherché – Senior Admin
Critères indispensables
- Bac+2/3 en Gestion, Administration, Droit, Assistanat de direction ou formation équivalente.
- Minimum 5 années d’expérience sur une fonction administrative similaire.
- Bonne connaissance de la gestion locative et des baux commerciaux.
- Connaissance pratique du droit OHADA.
- Bonnes notions comptables et connaissance du SYSCOHADA.
- Maîtrise d’Excel, Word et PowerPoint.
- Utilisation d’un logiciel de gestion locative ou d’un ERP.
- Bonnes capacités rédactionnelles.
- Rigueur, organisation et discrétion.
Éléments constituant un plus
- Bac+4/5 en Droit immobilier ou Gestion immobilière.
- Expérience en immobilier commercial, centre commercial ou retail.
- Expérience en achats ou en gestion de contrats.
Qualités attendues
Vous êtes organisé, polyvalent et attentif aux détails. Votre sens du service vous permet de répondre efficacement aux demandes des équipes et des locataires.
Par ailleurs, vous savez faire preuve de diplomatie dans les situations sensibles. Votre réactivité et votre capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément seront essentielles au quotidien.
Candidature
Vous pouvez déposer votre candidature directement sur le site de Grey Search Africa.
Dans la partie « Description » du formulaire de candidature, merci de préciser l’opportunité pour laquelle vous postulez : « Senior Admin – Centre commercial ».
Vous pouvez également envoyer votre CV à : coulibaly@greysearchafrica.com.
Cette mission étant confidentielle, l’identité du client sera communiquée uniquement aux candidats engagés dans le processus de recrutement.
