Titre du poste : Assistant d’agence polyvalent – Immobilier

À propos de l’opportunité :

Notre client est une agence immobilière basée à Abidjan, intervenant sur des activités de vente, de location et de gestion locative auprès d’une clientèle exigeante.

Dans le cadre de ce recrutement confidentiel, Grey Search Africa recherche un Assistant d’agence immobilière polyvalent capable de contribuer au fonctionnement quotidien de la structure. Le poste combine accueil commercial, administration, suivi comptable, gestion locative et coordination interne.

Informations clés :

• Secteur : Immobilier
• Localisation : Abidjan, Côte d’Ivoire
• Type de poste : CDD d’un an, évolutif en CDI si concluant

Mission du poste – Assistant d’agence immobilière :

Votre mission consiste à assurer un support administratif et opérationnel fiable aux activités de l’agence.

Vous prenez en charge l’accueil et la qualification des demandes, assurez différents suivis administratifs et comptables et contribuez à la gestion locative. Vous jouez également un rôle de coordination entre les clients, les commerciaux, les fournisseurs, les locataires et les partenaires de l’agence.

Responsabilités clés – Assistant polyvalent immobilier :

Accueil et suivi commercial

• Accueillir les visiteurs et assurer le standard téléphonique de l’agence.
• Réceptionner, filtrer et orienter les appels entrants.
• Présenter l’agence et les biens en cours de commercialisation.
• Qualifier les demandes clients et les renseigner dans le logiciel métier.
• Tenir à jour les tableaux de suivi des demandes entrantes.
• Relancer les commerciaux afin de suivre l’avancement des dossiers confiés.

Comptabilité et administration

• Préparer les paiements fournisseurs et rapprocher factures, commandes et échéances.
• Préparer et remettre les chèques fournisseurs.
• Suivre les encaissements et signaler les éventuelles anomalies.
• Préparer les éléments mensuels destinés au cabinet comptable.
• Tenir à jour le registre des mandats.
• Assurer le suivi administratif de l’enregistrement des baux.

Coordination RH administrative

• Suivre les congés et absences des collaborateurs.
• Transmettre les informations nécessaires au cabinet comptable.
• Organiser les visites médicales.
• Suivre les principales échéances administratives liées aux collaborateurs.
• Alerter sur les renouvellements, fins de contrat ou autres échéances nécessitant une action.

Gestion locative

• Assurer le suivi administratif des contrats de bail, avenants, révisions et congés.
• Émettre les appels et quittances de loyers.
• Suivre les encaissements et effectuer les relances amiables.
• Traiter les réclamations courantes des locataires.
• Coordonner les travaux d’entretien courant : devis, commandes, réception et validation des factures.
• Maintenir les dossiers locataires et administratifs à jour.

Profil recherché – Assistant d’agence immobilière :

Critères indispensables :

• Bac+2 minimum en assistance de gestion, assistance de direction, professions immobilières ou domaine comparable.
• Entre 2 et 4 années d’expérience réussie dans une entreprise de services B2C.
• Très bonne maîtrise du français écrit et oral.
• Bonne maîtrise du Pack Office, notamment Word, Excel et Outlook.
• Notions de comptabilité.
• Aisance téléphonique et capacité à gérer la relation client.
• Rigueur administrative et sens de l’organisation.

Éléments constituant un plus :

• Formation ou expérience dans le secteur immobilier.
• Maîtrise de logiciels métiers immobiliers ou d’outils de gestion de tâches.
• Bon niveau d’anglais.

La fiche mentionne notamment l’utilisation d’APIMO pour le suivi métier et d’ASANA pour le tableau de bord des demandes. Une formation au fonctionnement de l’agence et à ses outils est prévue.

Compétences comportementales attendues :

• Bonne présentation et sens du service client.
• Écoute active et diplomatie.
• Rigueur et confidentialité.
• Proactivité dans les relances et suivis.
• Esprit d’équipe.
• Adaptabilité.
• Autonomie et implication.
• Fiabilité dans le traitement des informations.

Candidature :

Vous pouvez déposer votre candidature directement sur le site de Grey Search Africa.

Dans la partie « Description » du formulaire de candidature, merci de préciser l’opportunité pour laquelle vous postulez : « Assistant d’agence polyvalent – Immobilier ».

Vous pouvez également envoyer votre CV à : ehiman@greysearchafrica.com.

Cette mission étant confidentielle, l’identité du client sera communiquée uniquement aux candidats engagés dans le processus de recrutement.