MINEF – Responsable Administratif et Financier

TERMES DE REFERENCE – RECRUTEMENT D’UN RESPONSABLE ADAMINISTRATIVE ET FINANCIER

 

INFORMATIONS GÉNÉRALES:

• Titre du Poste : Spécialiste en Gestion Administrative et Financière
• Projet : Programme de Restauration Durable des Forêts-Côte d’Ivoire (PRDF-CI)
• Lieu : Côte d’Ivoire (Abidjan + déplacements fréquents sur les sites du projet)
• Durée : Un an pour la première année et renouvelable par la suite tous les deux ans jusqu’à la fin du projet.
• Rattachement hiérarchique : Coordinateur de l’Unité de Gestion du PRDF-CI
• Date de Prise de Poste : Disponibilité immédiate
• Date limite de candidature : [date]

 

 

I. Présentation du Programme

 La Côte d’Ivoire fait face à une disparition alarmante de son couvert forestier qui a été évalué à 2,97 millions ha en 2021^[1], soit 9,2% de la superficie du territoire national. Pour répondre à cette situation critique, le Gouvernement ivoirien a adopté en 2018, une politique de Préservation, de Réhabilitation et d’Extension des Forêts (PPREF), visant à porter la couverture forestière nationale à au moins 20 % d’ici 2030. Cette politique est soutenue par la Stratégie de Préservation, de Réhabilitation et d’Extension des Forêts (SPREF), accompagnée d’un plan d’actions opérationnel sur dix ans.

Ce document reflète l’engagement du Gouvernement à inverser la tendance de la déforestation, lutter contre les changements climatiques, préserver l’environnement et soutenir le développement socio-économique.

Dans cette optique, un portefeuille de 27 projets, estimé à 616 milliards de FCFA, a été soumis à différents bailleurs de fonds pour obtenir leur soutien financier. A ce titre, la Banque Européenne d’Investissement (BEI) a signé un contrat de financement avec l’état de Côte d’Ivoire de 150 millions d’euros (98,393 milliards de FCFA) le 11 novembre 2024, pour soutenir les efforts du Gouvernement dans la restauration durable des forêts.

Le Programme de Restauration Durable des Forêts (PRDF) s’étend sur une période de cinq ans, de 2025 à 2029. Le PRDF-CI représente une initiative majeure pour lutter contre la déforestation, préserver l’environnement et contribuer au développement durable en Côte d’Ivoire, en combinant reboisement, gestion durable des terres, et renforcement des moyens de subsistance des communautés locales.

 

([1] Dans le cadre du premier Inventaire Forestier et Faunique National réalisé le groupement ONFI/ONF/IGNI pour le compte du Ministère des Eaux et Forêts (MINEF) pendant l’exécution du projet Conservation des Ressources Naturelles (CORENA) du Premier Contrat de Désendettement et Développement (C2D) en lien avec l’Agence Française de Développement (AfD).)

 

II. DESCRIPTION DU POSTE

II.1 MISSION ET TACHES DU SPECIALISTE EN GESTION FINANCIERE

Sous l’autorité du Coordonnateur du Programme, le/la Spécialiste en Gestion Administrative et Financière (RAF), est chargé du volet « Administration et Finances » du PRDF-CI. Il est chargé de la mise en œuvre des programmes budgétaires du programme ainsi que de la gestion des ressources humaines et matérielles affectées, recrutées ou acquises pour les besoins du programme.

Il a pour missions principales de :

• Organiser la gestion comptable et financière du projet ;
• Préparer et coordonner le processus d’élaboration budgétaire en lien avec les autres Spécialistes du Projet ;
• Coordonner avec le Spécialiste en suivi-évaluation l’élaboration du PTBA en conformité avec les choix opérationnels ;
• Coordonner les activités du service de comptabilité ;
• Assurer la gestion financière du projet et élaborer les états financiers ;
• Veiller à l’application et au respect des procédures de la BEI, lois, règles et directives financières, comptables nationales et de l’OHADA ;
• Préparer les missions d’audit financier et les missions d’appui de la BEI à la mise en œuvre du projet et veiller au suivi de la mise en œuvre des recommandations formulées ;
• Tenir la comptabilité générale, analytique et budgétaire du projet ;
• Assurer le respect du manuel de procédures administratives, financières et comptables du projet ;
• Apporter au Coordonnateur du projet des conseils et assistance sur l’ensemble des problèmes d’ordre comptable et financier ;
• Assurer le suivi du respect des obligations sociales et de la législation fiscale en vigueur ;
• Maintenir une communication efficace avec toutes les autres composantes du projet.

 

A cette fin, il sera chargé notamment des activités et tâches suivantes :

a. Elaborer et exécuter le budget

• Participer à la programmation financière des activités du Projet ;
• Coordonne l’élaboration du PTBA du projet avec le Spécialiste en suivi-évaluation ; ;
• Préparer et coordonner le processus d’élaboration budgétaire en liaison avec le Spécialiste en Passation des Marchés, le Spécialiste Suivi-Evaluation et les structures d’exécution ;
• Assurer le suivi de l’exécution du budget ;
• Préparer les rapports de contrôle budgétaire trimestriels, semestriels et annuels, et d’analyse des écarts.

 

b. Assurer un bon suivi de la Comptabilité et la trésorerie 

• Superviser la tenue à jour de la comptabilité générale, analytique et budgétaire du projet (fiabilité, rapidité, analyse, rapprochement en tenant compte des impératifs de reporting mensuel) et procéder à la vérification des imputations comptables ;
• Gérer et suivre les opérations financières du compte désigné (engagement, retrait, règlement, états de rapprochement bancaire) du projet et des paiements directs ;
• Tenir à jour les indicateurs financiers et présenter régulièrement la situation au Coordonnateur ;
• Superviser l’archivage des pièces comptables et assurer le suivi de la remontée de toutes les pièces justificatives de dépenses effectuées ;
• Gérer les relations financières avec la Banque commerciale où est hébergé le compte désigné du Programme ;
• Procéder au contrôle du respect des clauses contractuelles à l’occasion des commandes de biens et services avant tout décaissement de fonds ;

 

c. Assurer l’élaboration des rapports financiers et états financiers dans les délais 

• Élaborer les états financiers annuels ;
• Élaborer des Rapports de Suivi Financier (RSF) trimestriels à partir du logiciel de gestion ;
• Élaborer des rapports d’activités du projet pour la partie financière ;
• Élaborer des tableaux de bord ;
• Organiser et mettre en œuvre un contrôle de gestion financière à partir de tableaux de bord et contrôles périodiques.
• Participer à la préparation de toute la documentation nécessaire à l’examen trimestriel, semestriel ou annuel des plans d’exécution du projet.

 

d. Assurer le respect des procédures, audit et contrôle 

• Veiller à la mise en place d’un système de contrôle interne fiable par des procédures qui prévient les risques ;
• Respecter les procédures d’éligibilité des dépenses, d’efficacité de la gestion financière, et de transparence dans l’utilisation des ressources ;
• Préparer et assister les missions d’audit financier.

 

e. Suivre l’exécution des marchés (en collaboration avec le Spécialiste en Passation des Marchés) 

• Contribuer à la rédaction de la partie administrative et financière des appels d’offres, des termes de références qui concernent son domaine ;
• S’assurer que toutes opérations de passation des marchés ou de commande publique sont enregistrées dans le logiciel de gestion ;
• Enregistrer dans le logiciel de gestion tous les paiements sur les contrats ou les bons de commande ;
• Suivre l’exécution financière des contrats et des commandes publiques.

 

f. Assurer la Gestion du personnel 

• Gérer les absences du personnel (congés, maladies) ;
• Participer au recrutement du personnel d’appui du Projet, gérer sa promotion et sa formation ;
• Assurer le suivi et la gestion des aspects administratifs, des assurances maladies et sociales du personnel ;
• Préparer les fiches d’évaluation du personnel ;
• Veiller à l’application de la législation et de la réglementation en vigueur.

 

g. Assurer les décaissements et les réapprovisionnements des comptes

• Élaborer un plan de décaissement semestriel à partir du plan de passation des marchés et des activités courantes à exécuter ;
• Assurer le respect des procédures de décaissement et de reporting financier de la BEI.
• Coordonner les demandes de fonds et les justificatifs de dépenses conformément aux exigences de la BEI ;
• Préparer les demandes de paiements et/ou remboursement et assurer leur suivi.

 

h. Logistique et achats:

• Superviser les achats de matériel et d’équipements nécessaires au projet (ex : plants d’arbres, outils de reboisement) ;
• Appliquer les règles de passation de marchés de la BEI (appels d’offres, contrats avec les fournisseurs) ;
• analyses détaillées sur l’utilisation des fonds et l’avancement des activités.

 

i. Communication avec les parties prenantes:

• Servir de point focal pour les questions administratives et financières avec la BEI, les partenaires locaux (SODEFOR, Ministère des Eaux et Forêts) et les communautés.
• Expliquer les procédures financières et administratives aux équipes techniques et aux partenaires non financiers.

 

j. Identification des risques:

• Analyser les risques financiers, administratifs et opérationnels du programme (ex : retards dans les décaissements, conflits fonciers).
• Proposer des mesures d’atténuation (ex : diversification des fournisseurs, renforcement des capacités locales).

 

k. Intégration des critères ESG:

• Veiller à ce que les activités administratives et financières soutiennent les objectifs de durabilité du projet (ex : achats responsables, emploi local).
• Collaborer avec les équipes techniques pour mesurer l’impact socio-économique du projet (ex : création d’emplois verts, amélioration des revenus des communautés).

 

l. Clôture administrative et financière:

• S’assurer que tous les contrats sont clôturés, les factures payées et les fonds inutilisés restitués selon les règles de la BEI.
• Préparer un rapport final incluant les résultats financiers, les défis rencontrés et les recommandations pour de futurs projets.

 

II.2 PROFIL REQUIS

 a. Formation

• Titulaire d’un diplôme de niveau Bac+4 au moins en gestion, finances, économie, comptabilité ou équivalent.

 

b. Expérience professionnelle

• Justifier d’au moins dix (10) ans d’expérience professionnelle dans le domaine du budget et des finances publiques ou dans des projets / programmes financés par des bailleurs internationaux ;
• Avoir été, au moins 05 ans, en position d’encadrement d’équipe en administration comptable et financière.

 

c. Compétences techniques

• • Avoir une bonne maîtrise de la gestion budgétaire et notamment des principes du budget programme ;
  • Avoir une bonne connaissance des principes de gestion administrative ;
  • Avoir une bonne connaissance des règles de la comptabilité publique ;
  • Avoir une connaissance des règles du système de la commande publique ;
  • Avoir une bonne connaissance des règles de l’administration publique et des finances publiques ;
  • Avoir une forte aptitude à la réflexion stratégique et à sa traduction en plan d’actions essentiel ;
  • Avoir une forte aptitude d’analyse et de synthèse ;
  • Avoir d’excellentes aptitudes rédactionnelles ;
  • Avoir de la méthode et le sens de l’organisation ;
  • Savoir définir les priorités et maîtriser les délais ;
  • Savoir identifier et faire respecter les mesures de contrôle interne ;
  • Avoir une bonne aptitude à gérer une équipe.

 

d. Qualités personnelles

• • Avoir le sens du travail en équipe ;
  • Avoir le sens du service public ;
  • Avoir le sens du dialogue et de bonnes compétences relationnelles ;
  • Être rigoureux dans l’organisation du travail ;
  • Faire preuve de discrétion professionnelle / respecter la confidentialité ;
  • Être disponible et dynamique ;
  • Être orienté résultat ;
  • Être sensible aux mesures de bonne gouvernance.

 

II.3 Conditions de Travail

•  Rémunération : Selon le profil et l’expérience du candidat, et conformément aux grilles salariales du programme ;
• Avantages : Assurance santé et autres avantages sociaux ;
• Evaluation annuelle et critères de performance : Les performances du Spécialiste seront évaluées annuellement, sur la base d’un contrat de performance établi conjointement avec indication des résultats fixés. Les résultats de l’évaluation seront partagés avec la Banque mondiale et serviront de base au renouvellement du contrat le cas échéant.

 

III. COMMENT POSTULER

 Les candidats intéressés sont invités à déposer leur dossier :

• Lettre de motivation adressée à Monsieur le Ministre des Eaux et Forêts ;
• Curriculum Vitae ;
• Copie légalisée de diplômes et certificats ;
• Deux références professionnelles.

Toute personne intéressée par le poste est priée de faire parvenir son dossier de candidature en version électronique, sur le site GREY SEARCH AFRICA ou à l’adresse suivante : yao@greysearchafrica.com

 

Remarques Importantes :

• Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour un entretien.
• Le programme de restauration durable des forêts en Côte d’Ivoire est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances. Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

 

Date limite de dépôt de candidature : 20 juin 2025